ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ

ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом Державного комітету
архівів України
від 20 травня 2004 р. N 58

ПРИМІРНЕ ПОЛОЖЕННЯ
про Трудовий архів

1. Місцева архівна установа для централізованого тимчасового зберігання документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі - Трудовий архів), відповідно до підпункту 10 пункту "а" частини першої статті 38 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" та статті 29 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" створюється в селі, селищі, районі, місті, районі у місті України.

Трудовий архів створюється за рішенням відповідного органу місцевого самоврядування і утримується за рахунок коштів місцевого бюджету, коштів, отриманих за науково-технічне опрацювання і зберігання архівних документів, та коштів з інших надходжень, не заборонених законом.

2. Організаційно-правовий статус Трудового архіву визначається органом, який його створив, залежно від покладених на архів завдань і обсягів роботи.

3. У своїй діяльності Трудовий архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, рішеннями і розпорядженнями органів місцевого самоврядування, іншими нормативно-правовими актами та положенням, затвердженим з урахуванням цього Примірного положення.

З питань організації й методики ведення архівної справи Трудовий архів керується наказами та методичними рекомендаціями Державного комітету архівів України (Держкомархіву), Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва та Севастополя, відповідного архівного відділу районної, районної у місті державної адміністрації, міської ради.

4. Трудовий архів працює відповідно до річного плану, який затверджує відповідний голова (керівник виконавчого органу місцевого самоврядування), та звітує перед зазначеною посадовою особою про проведену роботу. Примірник річного плану та звіту про його виконання надається відповідному архівному відділу районної, районної у місті державної адміністрації, міської ради.

5. Службові обов'язки працівників Трудового архіву визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються відповідним головою (керівником виконавчого органу місцевого самоврядування).

6. Основним завданням Трудового архіву є:
- виявлення та внесення до джерел комплектування документами, за погодженням з відповідним архівним відділом районної, районної у місті державної адміністрації, міської ради, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності, що розташовані на відповідній території;

- зберігання відповідно до умов, визначених Держкомархівом, документів з особового складу та документів тимчасового зберігання підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності та підпорядкування, що розташовані на відповідній території, або ліквідованих підприємств, установ та організацій, що діяли (були зареєстровані) на цій території;

- приймання від підприємств, установ і організацій - джерел комплектування архівних документів з особового складу, фінансово-господарської діяльності та інших документів, строки зберігання яких не закінчилися;

- науково-технічне опрацювання документів, що надійшли на зберігання, згідно з правилами Держкомархіву, створення необхідного довідкового апарату до них;

- облік документів, що зберігаються, у тому числі шляхом створення та підтримання облікових баз даних;

- організація користування документами у службових, соціально-правових, наукових та інших цілях, видавання юридичним особам і громадянам у встановленому Держкомархівом порядку архівних довідок, копій та витягів з документів, що знаходяться на зберіганні;

- проведення експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, подання на затвердження експертній комісії архівного відділу відповідної районної, районної у місті державної адміністрації, міської ради описів справ тимчасового зберігання, документів з особового складу підприємств, установ і організацій - джерел комплектування та актів про вилучення для знищення документів, строки зберігання яких закінчилися;

- участь у заходах з підвищення кваліфікації працівників служб діловодства, архівних підрозділів та експертних комісій підприємств, установ і організацій - джерел комплектування.

7. Для виконання покладених на Трудовий архів завдань йому надається право:

- одержувати від підприємств, установ і організацій - джерел комплектування або ліквідаційних комісій (ліквідаторів) архівні документи згідно з номенклатурами справ з оплатою цими суб'єктами відповідно до цін і тарифів, затверджених в установленому порядку, вартості їхнього опрацювання та наступного зберігання у Трудовому архіві на договірних засадах;

- одержувати від підприємств, установ і організацій - джерел комплектування або ліквідаційних комісій (ліквідаторів) відомості, необхідні для роботи;

- інформувати керівництво відповідної районної, районної в місті державної адміністрації, відповідного органу місцевого самоврядування про стан зберігання документів підприємств, установ і організацій - джерел комплектування та вносити пропозиції щодо поліпшення цієї роботи;

- надавати рекомендації підприємствам, установам і організаціям - джерелам комплектування або ліквідаційним комісіям (ліквідаторам) з питань, що входять до компетенції Трудового архіву;

- брати участь у засіданнях експертних комісій у разі розгляду на них описів справ тимчасового зберігання, документів з особового складу підприємств, установ і організацій - джерел комплектування Трудового архіву та актів про вилучення для знищення документів, строки зберігання яких закінчилися;

- брати участь у нарадах, які проводить районна, районна у місті державна адміністрація, орган місцевого самоврядування, ліквідаційна комісія (ліквідатор), Державний архів в Автономній Республіці Крим, державний архів області, міста Києва та Севастополя, архівний відділ районної, районної у місті державної адміністрації, міської ради, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

8. Трудовий архів очолює керівник, який призначається на посаду та звільняється з посади рішенням виконавчого апарату (органу) відповідного органу місцевого самоврядування.

9. Керівник Трудового архіву:
- організує діяльність архіву, персонально відповідає за виконання покладених на архів завдань;

- розподіляє завдання між працівниками архіву, контролює їх виконання;

- вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу представників підприємств, установ і організацій - джерел комплектування, інших користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні;

- проводить прийом громадян, розглядає звернення, що належать до компетенції архіву;

- представляє архів з усіх питань, пов'язаних з його діяльністю.

10. Штатний розпис Трудового архіву затверджує відповідний орган місцевого самоврядування з урахуванням виконання всіх покладених на архів завдань, кількості документів, що знаходяться на зберіганні і підлягають зберіганню в архіві, обсягів довідкової роботи.

11. Порядок взаємодії Трудового архіву з іншими підрозділами органу місцевого самоврядування визначають керівники зазначених підрозділів.

12. Трудовий архів, якщо він є юридичною особою, має власну печатку із своїм найменуванням та ідентифікаційним кодом, штампи і бланки, рахунок у банку.

Якщо Трудовий архів не має статусу юридичної особи, то він має штампи і бланки. Для засвідчення архівних довідок, копій, витягів з архівних документів використовується гербова печатка відповідного органу місцевого самоврядування.

________________________